Besluitvorming en vertegenwoordiging binnen rechtspersonen (2)

Adem DuldarBasisbegrippen van het recht

In deze serie worden besluitvorming en vertegenwoordiging binnen rechtspersonen behandeld. Het kan vrij lastig zijn om deze twee rechtshandelingen te onderscheiden. De vuistregel is dat besluitvorming, in beginsel, intern werkt, terwijl vertegenwoordiging extern werkt. In deze bijdrage wordt stilgestaan bij vertegenwoordiging, de eventuele gevolgen van een gebrekkig besluit en de positie van de wederpartij.

Besluitvorming

In de vorige bijdrage is besluitvorming behandeld. Daarin wordt beschreven wat een besluit is én hoe een besluit tot stand komt. Het is belangrijk dat besluiten rechtsgeldig tot stand komen. Indien dat namelijk niet het geval is, kan het besluit nietig of vernietigbaar zijn. De vraag rijst wat de positie van de wederpartij is bij een gebrekkig besluit. Deze vraag gaat over vertegenwoordiging en zal hieronder worden behandeld.

 

Vertegenwoordiging

Een BV heeft dagelijks met rechtshandelingen te maken. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van een goed of het sluiten van een contract. Voor het aangaan van deze rechtshandelingen is de BV afhankelijk van vertegenwoordigers. Immers, de BV kan zelf geen rechtshandelingen aangaan. Door middel van vertegenwoordiging wordt er namens de rechtspersoon rechtshandelingen aangegaan met een derde. Bij vertegenwoordiging moet je jezelf twee vragen stellen: wie is vertegenwoordigingsbevoegd én wat is de omvang van die vertegenwoordigingsbevoegdheid?

 

Wie?

Voor de vraag wie er vertegenwoordigingsbevoegd is – en daarmee rechtshandelingen namens de rechtspersoon met derden mag aangaan – moeten we kijken naar art. 2:240 BW. Ten eerste is het bestuur gezamenlijk bevoegd de vennootschap te vertegenwoordigen (lid 1). Dat zijn alle bestuurders tezamen. Ten tweede komt de bevoegdheid tot vertegenwoordiging zelfstandig toe aan iedere bestuurder, tenzij de statuten anders bepalen (lid 2). Je kan bijvoorbeeld opnemen dat alleen bestuurder A vertegenwoordigingsbevoegd is en bestuurder B en C niet. Ten derde kunnen de statuten bepalen dat bestuurders van de vennootschap niet-zelfstandig bevoegd zijn, indien er medewerking van een of meer anderen noodzakelijk zijn (lid 2). Dit wordt ook wel de twee-handtekeningenclausule genoemd. Tot slot kunnen de statuten andere personen dan bestuurders bevoegdheid tot vertegenwoordiging toekennen (lid 4).

Omvang?

Als je weet wie er vertegenwoordigingsbevoegd is, is de vervolgvraag: wat is de omvang van de vertegenwoordigingsbevoegdheid? Op grond van art. 2:240 lid 3 BW is de hoofdregel dat de bevoegdheid tot vertegenwoordiging onbeperkt en onvoorwaardelijk is. Dit betekent dat de bevoegde bestuurder alle rechtshandelingen met derden mag aangaan. Uit diezelfde lid 3 volgt de uitzondering daarop: voor zover uit de wet niet anders voortvloeit. Alleen als uit de wet anders voortvloeit, is de bestuurder niet meer onbeperkt en onvoorwaardelijk bevoegd. Een dergelijk wettelijk toegelaten of voorgeschreven beperking voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging kan alleen door de vennootschap zelf worden ingeroepen. Een voorbeeld van zo’n wettelijke beperking is art. 2:240 lid 2 BW (hierboven besproken). Het is essentieel dat deze beperkingen op de vertegenwoordigingsbevoegdheid in het Handelsregister zijn ingeschreven (art. 25 Handelsregisterwet). Zo niet, dan kunnen deze beperkingen niet tegen derden worden ingeroepen.

Voorbeelden

Hieronder worden een aantal voorbeelden gegeven van vertegenwoordiging bij een BV. In de statuten zijn er geen wettelijke beperkingen omtrent de vertegenwoordiging. Er wordt verdergegaan op de casus van de vorige bijdrage.

1e voorbeeld

In de statuten van de BV staat: ‘‘Een besluit van het bestuur van de vennootschap tot aan- of verkoop van onroerend goed behoeft voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering’’. Nu besluit het bestuur van de BV tot aankoop van een pand, zonder voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering. Is het aankoopbesluit geldig, nietig of vernietigbaar? Het aankoopbesluit is nietig, omdat het in strijd is met de statuten (art. 2:14 BW). Vervolgens sluit bestuurder A namens de BV een overeenkomst met Y tot aankoop van een grachtenpand. Is de BV gehouden aan de overeenkomst met Y?

Hoewel het aankoopbesluit nietig is (gebrekkig besluit), is er rechtsgeldig vertegenwoordigd. Immers, bestuurder A is vertegenwoordigingsbevoegd aangezien iedere bestuurder zelfstandig bevoegd is tot vertegenwoordig. Daarnaast is de omvang van zijn bevoegdheid onbeperkt en onvoorwaardelijk. Dit betekent dat de BV gehouden is aan de overeenkomst.

2e voorbeeld

Stel dat er in de statuten staat: ‘‘Een bestuurder mag slechts met medewerking van een andere bestuurder de vennootschap vertegenwoordigen’’. Op een dag koopt bestuurder A, zonder dat de medebestuurders hiervan op de hoogte zijn, een partij laptops bij Z. Is de BV gehouden tot betaling aan Z? Het antwoord luidt bevestigend. Hoewel er in de statuten een beperking is opgenomen, moet deze beperking óók zijn ingeschreven in het handelsregister om het tegen derden in te roepen (art. 25 Handelsregisterwet). De BV kan dus alleen een beroep doen op de beperking tot vertegenwoordiging van bestuurder A, mits deze óók is ingeschreven in het Handelsregister.

3e voorbeeld

Stel dat er in de statuten staat: ‘‘Een bestuurder mag slechts met medewerking van een andere bestuurder de vennootschap vertegenwoordigen’’. Dit is ook opgegeven bij het handelsregister. Op een dag koopt bestuurder A, zonder dat de medebestuurders hiervan op de hoogte zijn, een partij laptops bij Z. Is de BV gehouden tot betaling aan Z? Het antwoord luidt ontkennend. Immers, de bevoegdheid tot vertegenwoordiging bij bestuurder A is niet onbeperkt. Er is namelijk een twee-handtekeningenclausule. De vennootschap kan zich beroepen op deze wettelijke beperking, die tevens is ingeschreven in het Handelsregister. Dit betekent dat Z. had kunnen weten dat bestuurder A niet zelfstandig bevoegd is.

Afronding

In deze bijdrage is vertegenwoordiging bij een BV besproken. Indien er een gebrekkig besluit tot stand komt, kan de BV toch gehouden zijn tot betaling aan de wederpartij. Dit komt omdat besluitvorming, in beginsel, intern werkt, terwijl vertegenwoordiging extern werkt. Het is daarom belangrijk om te weten wie de BV mag vertegenwoordigen. Het is raadzaam om altijd de inschrijving in het Handelsregister te controleren.